La asincronía en la comunicación es la clave del trabajo remoto, si no lo practicas estás perdiendo mucho tiempo.

Mucho se ha hablado de los diferentes niveles del teletrabajo o trabajo distribuido sobre todo en base a la pirámide de Matt Mullenweg, de sus ventajas, y de como lo que vivimos no es teletrabajar sino sobrevivir. A mi me gusta definirlo «malabares» ya que tienes 5 bolas en el aire y esperas que no se caiga ninguna. La clave para que el trabajo distribuido funcione es la asincronía en la comunicación de la empresa, procesos y los equipos. Esto que significa que la solución por defecto no puede ser una llamada de teléfono, o videollamada, o que te respondan inmediatamente a un chat. Y además lleva ventajas que uno no espera:

• Trabajar en modo asíncrono te fuerza a hacer mejor tu trabajo: El mensaje para ser útil ha de ser autocontenido, y para ser autocontenido necesita que lleve el contexto necesario, la correcta explicación del problema, las opciones con los pros y contras.
• Trabajar en modo asíncrono reduce repetir las cosas: El cerebro hace que las personas busquemos la manera más efectiva en esfuerzo de hacer las cosas y una llamada requiere menos esfuerzo que escribir. Pero lo que queda escrito (o grabado) se puede utilizar muchas más veces con otros compañeros. De ahí que para alinear grupos es mucho mejor mensajes escritos, como el típico mensaje de los viernes resumen de la semana para que todos los miembros del equipo estén en la misma página. Consejo del libro Remote
• Asíncrono te fuerza a respetar el tiempo de los demás: Cuando estamos concetrados trabajamos mucho mejor que con interrupciones, por lo que trabajar de manera asíncrona permite al usuario elegir cuando contesta a los demás compañeros o cuando realiza trabajo de manera individual. Algunos ponen el correo en modo sin conexión para conseguir el mismo efecto.

Pero hay retos de cada trabajador para llegar a ello:

• Las personas ya no tienen límites físicos para dividir su jornada laboral: Cada trabajador es responsable de establecer el horario de la jornada laboral sin que haya un elemento físico como el transporte que defina claramente los límites de la jornada. El riesgo real no es que se trabaje menos, si no que el trabajador tenga la sensación de que no trabaja suficiente y haga más horas de las establecidas.
• Cada persona tiene que hacer un extra esfuerzo a corto que se ve recompensado a largo: Has de convencer a todos los integrantes que aumentar la información a transmitir y hacerlo de manera escrita. Este cambio de comportamiento mejora la eficiencia de los compañeros y elimina muchos de las confusiones y errores de procesos.

Fuentes a las que acudir si quieres profundizar. Los libros básicos son Remote y The Year Without Pants: WordPress.com and the Future of Work