La cultura de documentos de Amazon donde no tiene cabida el PowerPoint
La crítica al excesivo uso de las presentaciones dentro de las empresas es generalizada. Amazon, fue más allá de la simple crítica, prohibiendo su utilización e introduciendo una plantilla de 6 páginas en forma de memorando. Esto es noticia, ya que Bill Carr y Colin Bryar, dos ejecutivos de Amazon, lo describen en su nuevo libro: «Construyendo hacia atrás» donde explican, entre otras cosas, el proceso de creación de producto en base a las necesidades del cliente e iterando hacia atrás, en vez de basarlo en funcionalidades, para luego analizar a quien se lo pueden vender.
Las presentaciones hacen la vida más fácil a la persona que presenta, no a quién debe entender lo que se explica. La realidad es que las presentaciones que se deberían utilizar como apoyo cuando se habla a un grupo de personas se han convertido en un formato de documento de trabajo y puede ser así, pero hay que entender que son dos cosas diferentes. Es diferente la cadencia, el orden y sobre todo, la profundidad de los conceptos.
Aprovecha por entender las ventajas de un documento de 6 páginas respecto a una presentación de power point:
La toma de decisiones requieren contar una historia: Las presentaciones en PowerPoint son muy eficaces para transmitir datos, pero las decisiones requieren persuadir a las partes interesadas, por lo que los memorandos son mejores para lograr este objetivo.
Mayor densidad de información: Las personas pueden leer más rápido de lo que pueden hablar. Uno de los autores dice que un memo transmite 10 veces más información que una presentación de PowerPoint.
Ideas > carisma: Un presentador de PowerPoint carismático puede vender una mala idea, mientras que un presentador deficiente puede ser incapaz de vender una buena idea. En una nota, la idea gana.
Mejor análisis: La estructura jerárquica (y secuencial) de PowerPoint no es ideal para abordar problemas complejos. Los memorandos basados en narrativas pueden ser multicausal y proporcionar una vista 360 grados sobre un tema.
Comprensión compartida: Ya sea que uno esté de acuerdo con el memorando o no, una lectura enfocada pone a todos en la misma página para comenzar las discusiones.
Ahora bien, construir un buen documento de 6 páginas lleva mucho más trabajo que realizar la presentación y eso que no tienes que encargarte de ajustar los elementos gráficos. Añadiré los beneficios que me he encontrado en los últimos 5 años siguiendo esta filosofía:
La reuniones son mucho más eficientes: Todos se leen el documento antes de la presentación, y si no es así, dejas los 10 primeros minutos de la presentación para hacerlo.
La capacidad de análisis que te requiere construir un memo hace que construyas mejor tus ideas, veas partes de la estrategia que flaquean en los detalles, y necesites contrastar con números y hechos muchas de tus afirmaciones.
Todos en la misma página: A diferencia del PowerPoint, nadie te pregunta en la página 3 del memo cosas que se explican en la página 5…
Sin duda, para ampliar la info, te recomiendo el libro: «Construyendo hacia atrás; Aprendizajes, historias y secretos dentro de Amazon».
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