La crítica al excesivo uso de las presentaciones dentro de las empresas es generalizada. Amazon, fue más allá de la simple crítica, prohibiendo su utilización e introduciendo una plantilla de 6 páginas en forma de memorando. Esto es noticia, ya que Bill Carr y Colin Bryar, dos ejecutivos de Amazon, lo describen en su nuevo libro: «Construyendo hacia atrás» donde explican, entre otras cosas, el proceso de creación de producto en base a las necesidades del cliente e iterando hacia atrás, en vez de basarlo en funcionalidades, para luego analizar a quien se lo pueden vender.
Las presentaciones hacen la vida más fácil a la persona que presenta, no a quién debe entender lo que se explica. La realidad es que las presentaciones que se deberían utilizar como apoyo cuando se habla a un grupo de personas se han convertido en un formato de documento de trabajo y puede ser así, pero hay que entender que son dos cosas diferentes. Es diferente la cadencia, el orden y sobre todo, la profundidad de los conceptos.
Aprovecha por entender las ventajas de un documento de 6 páginas respecto a una presentación de power point:
- La toma de decisiones requieren contar una historia: Las presentaciones en PowerPoint son muy eficaces para transmitir datos, pero las decisiones requieren persuadir a las partes interesadas, por lo que los memorandos son mejores para lograr este objetivo.
- Mayor densidad de información: Las personas pueden leer más rápido de lo que pueden hablar. Uno de los autores dice que un memo transmite 10 veces más información que una presentación de PowerPoint.
- Ideas > carisma: Un presentador de PowerPoint carismático puede vender una mala idea, mientras que un presentador deficiente puede ser incapaz de vender una buena idea. En una nota, la idea gana.
- Mejor análisis: La estructura jerárquica (y secuencial) de PowerPoint no es ideal para abordar problemas complejos. Los memorandos basados en narrativas pueden ser multicausal y proporcionar una vista 360 grados sobre un tema.
- Comprensión compartida: Ya sea que uno esté de acuerdo con el memorando o no, una lectura enfocada pone a todos en la misma página para comenzar las discusiones.
Ahora bien, construir un buen documento de 6 páginas lleva mucho más trabajo que realizar la presentación y eso que no tienes que encargarte de ajustar los elementos gráficos. Añadiré los beneficios que me he encontrado en los últimos 5 años siguiendo esta filosofía:
- La reuniones son mucho más eficientes: Todos se leen el documento antes de la presentación, y si no es así, dejas los 10 primeros minutos de la presentación para hacerlo.
- La capacidad de análisis que te requiere construir un memo hace que construyas mejor tus ideas, veas partes de la estrategia que flaquean en los detalles, y necesites contrastar con números y hechos muchas de tus afirmaciones.
- Todos en la misma página: A diferencia del PowerPoint, nadie te pregunta en la página 3 del memo cosas que se explican en la página 5…
Sin duda, para ampliar la info, te recomiendo el libro: «Construyendo hacia atrás; Aprendizajes, historias y secretos dentro de Amazon».
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